Sinds begin dit jaar heeft Carrefour België een papiervrije HR-afdeling. Waarom volledig digitaal werken? De organisatie is nu flexibeler, transparanter en agile, zegt Carole Delava, People Solution & Projects Director bij de retailer.
Een traject van meer dan 5 jaar
In 2018 begon Carrefour België aan een uitgebreid HR-digitaliseringsproces dat nu, na vijf jaar intensief werken, ten einde loopt. Dankzij de projecten Success Factors & KISS konden alle HR-processen en -tools worden herzien, met behulp van Partena Professional, om de HR-diensten via mobiel toegankelijk te maken. Alle medewerkers hebben nu een smart device waarmee ze alles kunnen doen, van het beheren van hun persoonlijke gegevens tot e-learning en badging.
Carole Delava deelt haar ervaringen met het innovatieproject op het RetailDetail HR & People Congress op 15/06. “De hele organisatie is grondig herzien. Bij het project waren zo’n 90 mensen betrokken – zo zie je pas de volle omvang van het project. Het was een fantastisch samenwerkingsproces. Eerlijk, er waren weken van slapeloze nachten, maar als je het resultaat ziet, vergeet je alles en is dat het allemaal waard geweest.”
Een eerlijker, transparanter HR
Vanaf het begin speelde ‘change management’ een cruciale rol. Iedereen in het bedrijf kreeg een e-mailadres en moest leren werken met apps, om nog niet te spreken van nieuwe processen. “Vanaf de eerste fase waren er 2,5 uur opleiding per persoon om de processen en tools onder de knie te krijgen. Dankzij de digitalisering kunnen we gemakkelijk managers van alle winkels in het land samenbrengen en bijvoorbeeld voortdurend bijeenkomsten en online trainingen organiseren om gebruikers te helpen de nieuwe applicaties en nieuwe manieren van werken te omarmen.”
Het digitaliseren en automatiseren van processen zorgt voor meer eerlijkheid en naleving van de regels. Bovendien hebben werknemers meer autonomie en flexibiliteit om hun processen te beheren. “Vroeger werden bijna alle aanvragen nog op papier beheerd, wat geen overzicht bood en de deur openzette voor verschillen in management of interpretatie in de verschillende winkels. Vandaag is alles eerlijk en duidelijk voor iedereen.”
“Tijd voor echte HR”
Ook een nieuwe afdeling, het People Service Center, is opgericht om de verandering en de invoering van de nieuwe tools te ondersteunen. “In januari veranderden we bijvoorbeeld onze payroll engine en ons sociaal secretariaat, wat onder meer een verandering van de loonfiches betekende. Het People Service Center kreeg toen veel vragen van medewerkers om hen te helpen de veranderingen goed te begrijpen.”
Het People Service Center beheert ook alle administratieve HR-taken, waardoor er tijd vrijkomt voor andere HR-functies om zich te concentreren op taken met een grotere toegevoegde waarde. “We hebben nu veel meer gegevens dankzij deze systemen. De volgende fase is analyse en rapportering, zodat we de HR-diensten verder kunnen verbeteren”, besluit Carole Delava.
Hoe kan HR efficiënter worden dankzij digitalisering? Carrefour en Partena delen hun ervaringen en advies op het RetailDetail HR & People Congress op 15 juni. Op het podium ook Aldi, ZEB, Holland & Barrett en vele anderen.
