Déclaration simple et sans erreur des frais professionnels avec TCOG et Continia Expense Management

(Publireportage) Réduire les coûts, gagner du temps, éviter les erreurs et préparer sans souci vos justificatifs de dépenses pour le contrôle fiscal : tels sont les avantages de l’application Continia Expense Management, intégrée par TCOG dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Un complément logique

Pour un nombre croissant de détaillants, le partenaire ERP Microsoft de confiance TCOG met en œuvre le système ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, auquel s’ajoutent les fonctionnalités de vente au détail de LS Retail. En outre, le fournisseur de logiciels Continia propose de nombreuses solutions conviviales pour les processus financiers des entreprises. Continia Expense Management est un module complémentaire pratique pour les notes de frais.

« Un complément logique à des applications telles que la facturation électronique et la capture de documents », explique Francis Adams, PDG de TCOG. « C’est une excellente solution pour ne pas perdre de données comptables. Nous utilisons désormais cette application en interne et la proposons à nos clients afin de leur faciliter la vie. Elle permet de réduire les coûts, de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de disposer d’une charge de la preuve garantie pour le contrôle fiscal. »

Conforme à la législation internationale

« Il fallait un outil simple pour enregistrer les dépenses », confirme Patrick Nijs, directeur national de Continia. « Nous avons développé une solution qui permet au service comptable de déterminer lui-même les types de dépenses qu’il met à la disposition des employés, le compte général auquel il les relie, les champs obligatoires… Tout cela peut être configuré de manière flexible. »

Entre-temps, Expense Management est devenu un produit mature et abouti, avec une portée internationale. « Nous nous adaptons à la législation de chaque pays. En Belgique, la saisie du kilométrage est assez simple : vous enregistrez vos kilomètres et vous recevez une indemnité, même si celle-ci est moins utilisée en raison du grand nombre de voitures de société dans notre pays. Mais en Irlande et en Angleterre, par exemple, l’indemnité dépend du type de véhicule et de la cylindrée. »

Propulsé par l’intelligence artificielle

« Nous avons également ajouté un « per diem » : une solution pour les indemnités standard accordées par les pouvoirs publics. Il s’agit par exemple de déclarer les frais fixes pour le petit-déjeuner, le déjeuner, le dîner et l’hôtel sans devoir présenter de reçu. Il suffit de prouver que vous étiez présent dans le pays pendant tant de jours pour votre employeur au cours de cette période. Vous n’avez alors pas besoin de présenter chaque reçu pour ce séjour. La Belgique a des barèmes spécifiques pour chaque pays : si vous vous rendez en Allemagne, vous serez remboursé davantage qu’en Lituanie, car les niveaux de vie y sont différents. »

Expense Management est une application assez simple que les employés peuvent installer sur leur smartphone ou consulter à partir d’un navigateur. « Nous disposons d’une plateforme vers laquelle vous pouvez transférer directement vos e-mails contenant des factures. L’outil récupère toutes les données du ticket. L’intelligence artificielle attribue les dépenses, notamment sur la base des déclarations précédentes. Nous prévoyons des intégrations bancaires et prévoyons de lancer une carte de crédit Continia l’année prochaine. Cela vous permettra de relier tout ce qui est payé avec cette carte à l’utilisateur dans Business Central à partir de vos transactions bancaires. »

Gain de temps pour l’utilisateur et la comptabilité

Les « règlements » ou regroupements de dépenses constituent un volet intéressant. « Lorsque vous effectuez un voyage à l’étranger, vous pouvez demander à l’avance une autorisation pour tout ce dont vous avez besoin : vol, taxi, hôtel, dîners… Vous faites une estimation, puis vous pouvez y ajouter tous les tickets. À la fin du voyage, vous pouvez alors soumettre le tout à la comptabilité sous la forme d’un seul règlement. »

Les avantages sont évidents. La comptabilité garde le contrôle. Cela permet un gain de temps tant pour l’utilisateur (qui n’a plus besoin de tenir un tableau Excel et de conserver les reçus) que pour la comptabilité (qui n’a plus besoin de saisir manuellement les données). Les tickets ne se perdent plus. « Vous gagnez facilement une journée de travail par mois pour justifier toutes vos dépenses auprès de votre comptable : tout sort tout simplement du système. »

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