Depuis le début de l’année, Carrefour Belgique dispose d’un département RH sans papier. À quoi bon être complètement digital ? L’organisation est désormais plus flexible, plus transparente et agile, affirme Carole Delava, People Solution & Projects Director chez le distributeur.
Un trajet de plus de 5 ans
En 2018, Carrefour Belgique s’est lancé dans un vaste processus de digitalisation des RH qui se termine aujourd’hui, après cinq ans de travail intense. Les projets Success Factors et KISS ont permis de revoir l’ensemble des processus et outils RH, notamment avec Partena Professional, afin de rendre les services RH accessibles via mobile. Tous les employés disposent d’un smart device avec lequel ils peuvent tout faire, de la gestion de leurs données personnelles à des formations e-learning en passant par le badging.
Carole Delava présentera le projet innovateur lors du RetailDetail HR & People Congress le 15 juin. « Toute l’organisation a été revue. Quelques 90 personnes ont participé au projet, et ce n’est qu’à ce moment-là que l’on en voit toute l’ampleur. C’était un processus de collaboration fantastique. Franchement, il y a eu des semaines de nuits blanches, mais quand on voit le résultat, on oublie tout et ça en vaut la peine. »
Des RH plus équitables et transparents
Dès le début, la gestion du changement a joué un rôle crucial. Tous les membres de l’entreprise ont reçu une adresse électronique et ont dû apprendre à travailler avec des applications, sans parler des nouveaux processus. « Dès la première phase, il y a eu 2,5 heures de formation par personne afin de maîtriser les processus et les outils. Grâce à la digitalisation, nous pouvons facilement réunir les responsables de tous les magasins du pays et par exemple, organiser des réunions et des formations en ligne de manière continue afin d’aider les utilisateurs à adopter les nouvelles applications et les nouvelles manières de travailler. »
La digitalisation et l’automatisation des processus permettent plus d’équité et de respect des règles. En outre, l’employé a plus d’autonomie et de flexibilité pour gérer ses processus. « Auparavant, presque toutes les demandes étaient encore gérées sur papier, ce qui ne permettait pas d’avoir une vue d’ensemble et qui laissait la porte ouverte à des différences de gestion ou d’interprétation dans les différents magasins. Aujourd’hui, tout est équitable et clair pour tout le monde. »
« Du temps pour les vrai RH »
Un nouveau département a été mis en place, le People Service Center, afin d’accompagner le changement et l’adoption des nouveaux outils. « En janvier, par exemple, nous avons changé de moteur de paie et de secrétariat social, ce qui a entraîné, entre autre, une modification des fiches de paie. Le People Service Center a alors reçu beaucoup de questions des employés pour bien comprendre les changements. »
Le People Service Center gère aussi toutes les tâches RH administratives pour libérer du temps aux autres fonctions RH afin de pouvoir se consacrer à des tâches à plus de valeur ajoutée. « Nous disposons désormais de beaucoup plus de données grâce à ces systèmes. La prochaine phase est donc celle de l’analyse et du reporting, afin que nous puissions encore améliorer les services RH», conclut Carole Delava.
Comment rendre les RH plus efficaces avec la digitalisation ? Carrefour et Partena partageront leurs expériences et leurs conseils lors du RetailDetail HR & People Congress le 15 juin.
